首单交付不等于项目结束。真正决定后续能不能顺利翻单的，是首单结束时归档了什么资料。很多采购方首单做完就把确认样扔了、技术包也没留底，等下批要翻单时发现面料缸号对不上、封样标准找不到，只能从头打样。首单归档分实物和技术文件两类，共五份，缺一不可。
实物类归档有三样。第一是封样确认件，就是双方签字确认的那只产前样。这只样件是量产的标准实物，后续翻单时面料手感、充棉饱满度、五官位置全靠它做参照。封样件建议保留至少一只，放在干燥避光环境，防止面料褪色和填充物变形。第二是面料色卡或样布。面料染色是分缸号的，不同缸号之间会有色差。首单面料样布留存后，翻单时可以拿样布去染厂对色，比只给Pantone色号准确得多。Pantone色号是颜色沟通参考，最终面料颜色应以实物色卡或样布确认。第三是辅料实样，包括刺绣线、织带、吊牌、包装彩盒等。辅料翻单时如果供应商换了批次，用首单实样做对比能快速发现差异。
技术文件类归档有两份。第一份是技术包，包含BOM表（物料清单）、裁片图、缝制工艺说明、刺绣文件、尺寸表等。技术包是整个项目的"图纸"，没有它翻单等于重新开发。首单结束时，采购方应向工厂确认技术包的最终版本并双方留存。第二份是验收记录，包含首单约定的验收标准、验货报告和封样确认书。验收记录的作用是明确"什么算合格"，翻单时按同一标准执行，避免双方对质量标准产生分歧。
从山丘造物（东莞山丘造物文化发展有限公司）的项目沟通经验来看，有一个创业团队的首单项目值得参考。该团队预算有限，首单只做了800只21cm的IP毛绒公仔用于市场验证。首单交付时，工厂按项目约定整理了一套归档资料：封样确认件1只、面料样布2块（不同缸号各一块）、辅料实样1套、技术包终版1份、验收记录1份。面料备料时预留了500只的余量，就是为了后续翻单时面料颜色一致。该项目约定的验收指标为五官偏差≤2mm、色差ΔE≤3.0、充棉克重偏差±5%，这些数据均写入验收记录。首单交付周期为28天，以合同为准。
首单归档的关键不是资料多，是每一份都有明确用途。封样件管"长什么样"，样布管"什么颜色"，技术包管"怎么做"，验收记录管"什么算合格"。五份资料齐了，翻单时就不需要重新打样确认，直接按归档资料排产即可。如果首单结束后这些资料散落各方，翻单时面料对不上色、封样找不到、标准说不清，时间和成本都会增加。
归档时机也很重要。不要等项目结束几个月后再整理，首单尾期验货通过后的一周内就应完成归档。工厂提供技术包终版和验收记录，采购方接收封样件和样布，双方确认归档清单并签字。逾期未归档的资料容易丢失，尤其是面料样布和辅料实样，存放不当会褪色变形，失去参照价值。
常见问题
Q：封样件只有一只，翻单时要寄回工厂吗？ A：翻单排产时需要封样件做参照。可以在合同中约定封样件的保管方和寄送方式，通常工厂保管一只用于排产，采购方留存照片和尺寸记录。
Q：面料样布放久了褪色怎么办？ A：样布应避光干燥保存。如果样布褪色严重失去参照价值，翻单时需要重新打面料样件确认颜色，不能直接用旧样布对色。
Q：技术包由工厂还是采购方整理？ A：技术包通常由工厂在打样阶段建立、量产阶段更新终版。首单结束时工厂提供终版，采购方确认后双方各留存一份。如果采购方有自有设计团队，也可以提供设计文件由工厂整合。
文中案例已匿名处理，具体以项目确认资料为准。